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字段著录规范19 个著录字段（古籍另设卷数）· 六项必填 · 点开查阅
一条版本记录即一行，共 19 个著录字段——版本形态为「古籍」时另加一栏 卷数。一行代表一个可以独立辨识的宝卷版本；同一作品有多个版本时应分别填写，系统按作品名自动归并到同一作品之下。
第一层判定是版本形态：先定「古籍」「现代抄写本」还是「现代出版物」，再在该形态内选版本类型，并且只填该形态所属的那一组字段。其中 作品名、版本形态、版本类型、《总目》对照情况、版本来源类型、版本来源 六项为必填。形态之间有共用的列（刊写时间 / 抄写时间、抄写者、所据版本），它们在不同形态下叫法不同，见下表。
| 版本形态 | 版本类型 | 该形态需要填写的字段 |
|---|---|---|
| 古籍 | 抄本 · 刻本 · 石印本 · 铅印本 | 刊刻/抄写时间 · 抄写者 · 刊刻者 · 刊刻机构 · 助刊者 · 卷数 |
| 现代抄写本 | 抄本 | 抄写时间 · 抄写者 · 所据版本 |
| 现代出版物 | 排印本 · 影印本 · 整理本 · 复印本 · 油印本 | 出版时间 · 编者 / 整理者 · 出版机构 · 所据版本 |
作品名（正题名）必填
该版本所对应的作品名称。现代出版物也必须填写作品名。
异名 / 别名
该版本实际出现的其他题名、俗称、异称等；可多值，用「；」或「·」分隔。
版本形态必填
「古籍」「现代抄写本」或「现代出版物」。它决定版本类型的可选范围与接下来该填哪一组字段。单选。
版本类型必填
候选随版本形态变化：古籍为抄本、刻本、石印本、铅印本；现代抄写本只有「抄本」（选定形态后自动填入）；现代出版物为排印本、影印本、整理本、复印本、油印本。单选。
刊写时间 / 抄写时间
古籍与现代抄写本共用此列，在两个形态下分别叫作「刊刻/抄写时间」「抄写时间」。不详则留空，不拆分起止年代。建议把公元年写进括号，如「清光绪十年（1884）」「2016」，以便年代统计。现代出版物不填此列，改填「出版时间」。
抄写者
明确记载的抄写者。古籍与现代抄写本共用此列。
刊刻者
明确记载的个人刊刻者。仅古籍填写。
刊刻机构
书坊、堂号、寺院、会馆等实际刊刻主体。仅古籍填写。
助刊者
明确记载的助刊、捐资刊刻等相关人物。仅古籍填写。古籍五项有则录、无则留空，不同角色不要合并。
卷数
仅古籍填写：这本书自身的卷数，如「五卷」「不分卷」；不详则留空。「不分卷」就写「不分卷」，不要写成「一卷」。影印本、现代抄写本不填此栏——它们要交代的卷数是所据底本的，写进「所据版本」。
出版时间
仅现代出版物填写（复印本、油印本也填此列）。不明确则留空。
编者 / 整理者
编者、整理者、点校者等；点校者不另设字段。仅现代出版物填写。
出版机构
出版社、出版公司等现代出版机构。仅现代出版物填写。
所据版本
影印底本、整理本所据版本、现代抄写本所据底本等；文字说明，不建立强制底本 ID。须写明底本及其卷数，如「据清光绪十年（1884）XX堂刻本影印，五卷」——影印本、现代抄写本自身不著录卷数，这里写的卷数就是底本的。影印本尤其应记录，整理本如能确认也记录。
《总目》对照情况必填
「已收」「漏收」「新见」或「待核」；无法判断时如实填「待核」，交审核人员处理。单选。
《总目》条目编号
能确认与总目某条目对应时填写；不能确认则留空。
版本来源类型必填
现代研究资料、公共收藏机构、私人收藏、其他。单选。
版本来源必填
须尽量具体：研究资料写书名、论文名或调查报告；公藏写具体机构；私藏写收藏者或可公开表述的收藏单位。
公开资源链接
确有公开网页、馆藏目录或数字资源时填写（http/https）；没有则留空。本库只登记链接，不复制、不存储文件。
补充说明
无法归入上述字段、但对判断版本有价值的信息，如装帧、存藏状况、古籍所据底本的线索等。
抄写者、刊刻者、刊刻机构、助刊者、编者 / 整理者、出版机构、所据版本分别记录，是为将来建立「人物—机构—作品—版本」关系预留接口；本版尚未建立实体表，只作字段分列。
形态与字段必须匹配：某列的取值只属于别的形态时，服务端会拒绝该条记录并指出是哪一列，请把值填到对应形态的字段或清空该列。
本库刻意不设以下字段：年代起始 / 结束、版本地点、版次、印次、ISBN、底本关联编号、独立馆藏表、独立数字资源表。卷数不在此列——它是古籍的正式著录项（第四十三批起单列一栏）；影印本、现代抄写本不设卷数栏，其底本卷数写在「所据版本」里。这是版本增补目录，不是图书馆联合编目系统；其余需要交代的零散信息写入「补充说明」。
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